Wiele ludzi podczas edukacji, pracy lub spotkań zapisuje jedynie najważniejsze hasła, licząc na to, że w późniejszym czasie łatwo będzie odtworzyć pełny kontekst. Z czasami takie zapisy zaczynają natomiast przypominać zbiór skrótów, których znaczenie nie za każdym razem jest ewidentne. Rozwój narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję zmienił sposób, w jaki można podejść do tego kłopotu.
Notatki ai mogą być tworzone na bazie tekstu, nagrania albo transkrypcji, a następnie przekształcane w krótszy i bardziej uporządkowany zapis. W współzależności od zastosowanego rozwiązania system może rozpoznawać główne tematy, wyodrębniać ważne fragmenty lub grupować informacje według określonego schematu. Nie oznacza to jednakże, że każda wygenerowana treść będzie odpowiadała z dużą dokładnością temu, co zostało powiedziane lub zapisane. Przydatność takiego opracowania zależy w głównej mierze od jakości materiału wejściowego a także od tego, jak jasno został przedstawiony temat.
W sytuacji nagrań rozmów znaczenie ma sposób prowadzenia samej rozmowy. Gdy wypowiedzi są krótkie, mówcy wyraźnie się rozróżniają, a temat nie zmienia się co kilka minut, późniejsze opracowanie jest zwykle prostsze. Więcej trudności pojawia się wówczas, gdy kilka osób mówi równocześnie, stosuje skrótów, wraca do wcześniejszych kwestii albo zakłada znajomość informacji, których nie ma w nagraniu. W takich warunkach ai notes mogą przedstawić sens rozmowy w uproszczonej formie, niemniej jednak część współzależności może zostać pominięta. Szczególnej sprawdzeniu wymagają liczby, daty, nazwy, terminy oraz warunki ustaleń. Jedna pomylona wartość może zmienić znaczenie całego fragmentu, dlatego przy informacjach mających wpływ na dalsze działania warto sprawdzić je w materiale źródłowym. Automatyczne opracowakiepsko jest traktować jako warstwę porządkującą, a nie jako jedyny zapis wydarzenia.
Istotny jest również sposób przygotowania materiału, który ma zostać przetworzony. W sytuacji tekstów chaotycznych, zawierających powtórzenia lub wiele pobocznych wątków, system może posiadać trudność z uwarunkowaniem, które informacje powinny odnaleźć się w końcowej wersji. Z drugiej strony bardzo krótki materiał może nie zawierać wystarczającego kontekstu, aby właściwie zinterpretować poszczególne zdania. W praktyce znaczy to konieczność implementacji formy notatki do sytuacji. Innego zapisu potrzebuje osoba przygotowująca się do egzaminu, innego uczestnik zebrania, a jeszcze innego ktoś, kto woli zachować historię ustaleń dotyczących projektu. Nie za każdym razem warto dążyć do maksymalnego skrócenia treści. Czasem kilka dodatkowych zdań umożliwia zachować istotne powiązania i ogranicza ryzyko, że w późniejszym czasie nieprosto będzie ustalić, czego dotyczył dany fragment.
Osobną kwestią pozostaje przechowywanie materiałów stosowanych do budowy takich zapisów. Jeżeli źródłem jest rozmowa, dokument albo nagranie zawierające dane innych osób, przed przekazaniem materiału do wybranego systemu trzeba sprawdzić zasady dotyczące jego przetwarzania. Znaczenie mogą posiadać informacje o przechowywaniu danych, czasie ich retencji, dostępie do treści a także możliwościach ich usunięcia. Warto także rozdzielić dwa etapy pracy: przygotowanie notatki i późniejszą weryfikację. Sam fakt, że tekst został wygenerowany bardzo szybko i ma uporządkowaną strukturę, nie świadczy jeszcze o poprawności wszystkich detali. Przy bardziej złożonych materiałach rozsądne jest zachowanie źródła, z którego powstał zapis, ponieważ umożliwia ono wrócić do pełnego kontekstu. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy automatyczna notatka ma być później wykorzystywana jako podstawa kolejnej pracy, nauki albo dokumentowania przebiegu rozmowy.
Zobacz: ai notes.