Sposób użycia budynku często zmienia się szybciej, niż zakładano na początku inwestycji. Ukazują się nowe urządzenia, zmienia się układ stanowisk, a pomieszczenia otrzymują inne funkcje. Z tego powodu już na etapie przygotowywania dokumentacji warto przeanalizować nie tylko i wyłącznie bieżące potrzeby, lecz również te elementy, które mogą posiadać znaczenie w kolejnych latach.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych wymaga w tym przypadku uwzględnienia wielu zależności. Liczy się rozmieszczenie odbiorników, sposób prowadzenia przewodów, dostęp do urządzeń a także możliwości wykonania późniejszych modyfikacji. Zbyt dokładne planowanie pod obecne wyposażenie również może być problemem, jeśli założenia szybko się zdezaktualizują. W praktyce trzeba zatem odnaleźć rozwiązanie pośrednie, czyli przewidzieć najbardziej prawdopodobne kierunki przemian bez niepotrzebnego rozbudowywania całej infrastruktury.
Na decyzje projektowe wpływa też rodzaj materiałów i sposób ich prowadzenia. Przewody mogą być umieszczane w ścianach, przestrzeniach instalacyjnych, kanałach, korytach czy innych przygotowanych trasach. Właściwie każde z takowych rozwiązań ma własne ograniczenia. Znaczenie ma dostępna przestrzeń, liczba przewodów, sposobność ich późniejszego rozdzielenia a także warunki panujące w miejscu prowadzenia instalacji. Przy większej liczbie kabli samo znalezienie wolnej przestrzeni nie zawsze wystarcza. Powinno się jeszcze przewidzieć sposób ich ułożenia i późniejszego dostępu. W praktyce kłopoty pojawiają się wtedy, gdy kilka systemów zostało zaplanowanych niezależnie, a ich trasy spotykają się w jednym, ograniczonym miejscu. Wówczas konieczne może być przesunięcie punktów, zmiana przebiegu trasy albo przeorganizowanie sposobu prowadzenia przewodów. Takie decyzje wpływają na kolejne etapy robót, dlatego koordynacja różnorakich instalacji ma znaczenie już w trakcie tworzenia dokumentacji.
Ważną kwestią jest także dopasowanie instalacji do charakteru pomieszczeń. W przestrzeni biurowej istotne mogą być punkty zasilania i transmisji danych przy stanowiskach pracy, jednakże w pomieszczeniach technicznych większą rolę odgrywają urządzenia sterujące, zasilające i komunikacyjne. Z kolei miejsca, w których przewiduje się konwersję aranżacji, wymagają nieco innego podejścia. Nie zawsze da się przewidzieć dokładne położenie każdego urządzenia, dlatego część punktów może wymagać pozostawienia pewnej elastyczności. Tyczy się to też instalacji teletechnicznych, gdzie lokalizacja urządzenia końcowego może zostać zmieniona wraz z układem wyposażenia. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest, by punkt nie tylko i wyłącznie znajdował się na właściwej ścianie, ale też był dostępny po zamontowaniu mebli i innych elementów. Dopiero wówczas można ocenić, czy przyjęte rozwiązanie odpowiada rzeczywistemu sposobowi korzystania z pomieszczenia.
Na ostateczny kształt dokumentacji wpływają również informacje pojawiające się w trakcie realizacji. Projekt może zakładać konkretny przebieg trasy, niemniej jednak wykonanie natrafia na szczegół konstrukcyjny, modyfikację wysokości zabudowy lub inną instalację, której nie można było uwzględnić w pierwotnym układzie. W takich sytuacjach zmiana jest w pewnych sytuacjach konieczna, lecz nie powinna być traktowana jako oderwana od pozostałej części instalacji. Przesunięcie przewodu może zmienić jego długość, miejsce zakończenia albo sposób dojścia do urządzenia. Przy większym obiekcie dosłownie niewielkie modyfikacje mogą się kumulować. Dlatego ważne jest, ażeby po zakończeniu prac dokumentacja uwzględniała faktyczny przebieg instalacji, a nie tylko pierwotny projekt. Ma to znaczenie przy późniejszym wierceniu, przebudowie wnętrz, wymianie urządzeń a także rozbudowie poszczególnych systemów, kiedy znajomość rzeczywistego układu przewodów staje się praktyczną informacją potrzebną do zaplanowania kolejnych prac.
Więcej: projektant kontroli dostępu.