Sposób pracy z fakturami coraz częściej uzależniony jest od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego szczegółu może wpłynąć na cały wymianę dokumentów. W sytuacji KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych oraz późniejsze przeznaczenie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, wymianę dokumentów albo inne rozwiązania używane w przedsiębiorstwie.
Zakres takiego połączenia nie musi być jednakże analogiczny w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może wciąż wymagać ręcznej obsługi, w trakcie gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności często pojawiają się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnorakich etapów pracy. Jeżeli sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.
Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są aktualnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej sugestie wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Istotne jest również to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być poprawnie wykorzystane w dalszym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed kolejnym przetwarzaniem. Jeśli system w sposób automatyczny pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które wcześniej funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były sprawdzane przez pracownika w trakcie ręcznego wystawiania faktur.
Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu trzeba rozpoznać jego status i należycie zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. Jeśli operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny albo wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w przypadku chwilowego kłopotu z komunikacją, jednakże nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto więc ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane w sposób automatyczny, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Istotne jest również wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, o ile pracownik nie wie, którego dokumentu dotyczy problem i jakie działanie powinien podjąć.
W codziennej obsłudze znaczenie ma również sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być konieczne przypisanie dokumentu do działu, zamówienia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Nie każdy taki etap da się utworzyć na podstawie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część decyzji może pozostać po stronie pracownika. Przy planowaniu procesu warto także przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji a także sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie bardzo ważna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został utworzony, przekazany, odebrany albo zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne szczególnie wówczas, gdy po pewnym czasie powinno się wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF należy rozpatrywać jako szczegół całego obiegu informacji, a nie tylko jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.
Zobacz także: KSeF API dokumentacja.