Sposób pracy z fakturami bardzo często zależy od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego elementu może wpłynąć na cały obieg dokumentów. W przypadku KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych a także późniejsze użycie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, przepływ dokumentów lub inne rozwiązania używane w przedsiębiorstwie.
Zakres takiego połączenia nie musi być natomiast taki sam w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może wciąż wymagać ręcznej obsługi, podczas gdy większa liczba faktur sprawia potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności na prawdę często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnorakich etapów pracy. Jeśli sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.
Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są obecnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej sugestie wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Ważne jest również to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być poprawnie wykorzystane w następnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed dalszym przetwarzaniem. Jeśli system automatycznie pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które wcześniej funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były moderowane przez pracownika w trakcie ręcznego wystawiania faktur.
Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu trzeba rozpoznać jego status i odpowiednio zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. O ile operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny albo wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w przypadku chwilowego problemu z komunikacją, natomiast nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto zatem ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane samoczynnie, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Ważne jest również wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, o ile pracownik nie wie, którego dokumentu tyczy się problem i jakie działanie powinien podjąć.
W codziennej obsłudze znaczenie ma też sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być konieczne przypisanie dokumentu do działu, zlecenia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Oczywiście nie każdy taki odcinek da się wykonać na bazie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część wyborów może pozostać po stronie pracownika. Przy planowaniu procesu warto także przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji a także sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie na prawdę istotna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został wytworzony, przekazany, odebrany albo zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne zwłaszcza wówczas, gdy prędzej czy później powinno się wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF powinno się rozpatrywać jako element całego obiegu informacji, a nie jedynie jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.
Źródło informacji: KSeF API.