Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych programów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF dotyczy nie tylko i wyłącznie przesyłania dokumentów, lecz również ustalenia, jak dane mają przepływać wśród poszczególnymi etapami.
Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już w trakcie komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto z uwagą określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, oraz sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.
Istotną rolę odgrywa także przygotowanie danych używanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeśli informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może tylko przekazać dane, które zostały przedtem przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem konwersji informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z tych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których wcześniej nie było widać, zwłaszcza gdy jeden dział wykorzystuje inne oznaczenia niż drugi. Zdarza się, że konieczna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a nierzadko wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma posiadać pierwszeństwo.
Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF albo wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie zawsze wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co właściwie powinno wydarzyć się dalej. W bardzo dobrze opisanym procesie określa się więc nie tylko sposób przesyłania faktur, niemniej jednak także reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z używanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednak przy błędnych danych może wyłącznie powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być związane z informacją, która umożliwia rozróżnić błąd wymagający poprawy od problemu, który może ustąpić bez zmiany danych.
Ważnym elementem pozostaje także sposobność odtworzenia historii dokumentu. W sytuacji pytań dotyczących dokładnie sprecyzowanej faktury trzeba móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, natomiast przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może więc przemienić nie tylko sposób przesyłania dokumentów, niemniej jednak również sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają co więcej uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz sposobność utworzenia czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać użyty. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wówczas szukać rozwiązania dla oryginalnego przypadku.
Więcej: KSeF API integracja.