Sposób zorganizowania zaplecza ma duże znaczenie dla przebiegu pracy, szczególnie gdy kilka czynności odbywa się jednocześnie. W codziennej praktyce szybko okazuje się, że samo posiadanie odpowiednich urządzeń nie rozwiązuje kłopotu organizacji stanowiska. Liczy się także kolejność wykonywanych prac, odległość między poszczególnymi strefami oraz ilość miejsca potrzebnego na przygotowanie produktów.
Sprzęt do gastronomii dobiera się więc nie tylko według jego przeznaczenia, niemniej jednak także z uwzględnieniem realnych warunków pomieszczenia. Przeciwnie będzie wyglądało zaplecze, na którym przygotowuje się głównie dania na bieżąco, a całkiem inaczej przestrzeń przeznaczona do produkcji większych partii żywności. Znaczenie ma też liczba osób pracujących równocześnie, ponieważ zbyt ciasne ustawienie wyposażenia może utrudniać mijanie się przy stanowiskach i dostęp do potrzebnych narzędzi.
Przy wyborze konkretnych elementów warto zwrócić uwagę na ich funkcję a także częstotliwość użytkowania. Urządzenia do gastronomii mogą wykonywać podobne zadania, ale różnić się pojemnością, wymiarami, sposobem obsługi czy wymogami dotyczącymi podłączenia. W przypadku intensywnej pracy istotne stają się również czynności realizowane poza samym przygotowaniem potraw. Urządzenie powinno się wszakże wyczyścić, opróżnić, uzupełnić albo w razie konieczności poddać kontroli technicznej (więcej informacji: profesjonalne AGD). Jeżeli już dostęp do jego części jest utrudniony, każda z takowych czynności może wymagać dodatkowego czasu. Zdarza się także, że podczas planowania zwraca się uwagę głównie na parametry robocze, pomijając wymiary potrzebne do swobodnego otwierania drzwi, pokryw czy szuflad. Takie najmniejsze elementy wychodzą na jaw dopiero podczas codziennej eksploatacji i mogą wymuszać zmianę ustawienia innych elementów.
Na wyposażenie kuchni gastronomicznej składają się nie tylko i wyłącznie urządzenia służące do gotowania czy pieczenia. Równie istotne są powierzchnie robocze, miejsca do przechowywania, stanowiska mycia oraz rozwiązania pozwalające oddzielić poszczególne etapy przygotowywania żywności. Warto a dodatkowo pamiętać, że potrzeby kuchni zmieniają się wraz z menu i sposobem organizacji pracy. Jeśli określone stanowisko jest wykorzystywane przez znakomita większość dnia, jego położenie może mieć większe znaczenie niż w przypadku elementu używanego sporadycznie. Przy kształtowaniu przestrzeni powinno się też uwzględnić zapasy produktów, naczynia, środki przeznaczone do utrzymania czystości a także miejsce na odpady. Pominięcie tych elementów prowadzi na prawdę bardzo często do sytuacji, w której podstawowe urządzenia są ustawione prawidłowo, niemniej jednak brakuje wygodnego miejsca na czynności towarzyszące produkcji.
Istotną kwestią pozostają też warunki techniczne pomieszczenia. Przed ustawieniem większych elementów należy sprawdzić między innymi dostępne przyłącza, możliwości wentylacji, nośność podłoża a także przestrzeń potrzebną do transportu urządzenia do środka. W starszych albo niedużych lokalach ograniczeniem może być nie tylko i wyłącznie powierzchnia kuchni, lecz także szerokość drzwi, korytarzy i przejść. W praktyce wpływa to na wybór wymiarów poszczególnych elementów, a w pewnych sytuacjach powoduje konieczność podziału wyposażenia na mniejsze moduły (więcej informacji na stronie: meble do kuchni gastronomicznej). Należy także uwzględnić sposób dostępu do urządzeń w trakcie czyszczenia i ewentualnych prac technicznych. Pozostawienie kilku centymetrów wolnej przestrzeni może mieć niewielkie znaczenie przy kształtowaniu, niemniej jednak przeciwnie wygląda później, gdy powinno się zdobyć się do tylnej części urządzenia lub przesunąć je w celu utworzenia prac porządkowych.
Dodatkowe informacje: urządzenia do gastronomii.