W pracy z materiałami dźwiękowymi znaczenie ma nie tylko i wyłącznie to, co zostało powiedziane, niemniej jednak też sposób uporządkowania wypowiedzi. Nagranie rozmowy, wywiadu, posiedzenia czy spotkania może trwać kilkadziesiąt minut, a późniejsze odnalezienie dokładnie sprecyzowanej informacji bez zapisu bywa czasochłonne. W tak zaistniałych okolicznościach stosowana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści mówionej do formy tekstowej.
Samo przepisanie słów nie za każdym razem natomiast wystarcza. Przy mniej wyraźnych nagraniach ukazują się przerwy, nakładające się głosy, urwane zdania lub fragmenty, których nie da się niedwuznacznie usłyszeć. W praktyce trzeba wówczas rozstrzygnąć, czy zachować dosłowny charakter wypowiedzi, czy przygotować zapis bardziej uporządkowany. Każda z tych form służy nieco innemu celowi, dlatego sposób opracowania materiału warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.
Szczególnego podejścia wymaga materiał, który ma być zastosowany w postępowaniu prawnym. Transkrypcja do sądu powinna możliwie szczegółowo odzwierciedlać zawartość nagrania, bez dopisywania znaczeń, poprawiania wypowiedzi czy zmieniania ich sensu. Istotne mogą być nie tylko pełne zdania, lecz także momenty zawahania, przerwy, zmiana osoby mówiącej albo fragmenty, w których wypowiedź jest niezrozumiała (więcej informacji na stronie:transkrypcja do sądu cennik). Przy dłuższych materiałach ważne staje się także oznaczanie czasu nagrania, ponieważ ułatwia ono odnalezienie konkretnego fragmentu w pliku źródłowym. Jeżeli już na nagraniu mówi kilka osób, konieczne jest rozróżnienie ich wypowiedzi w sposób czytelny i konsekwentny. Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy rozmówcy mówią równocześnie. W takim wypadku zapis powinien jasno sygnalizować ograniczenie wynikające z jakości materiału, zamiast uzupełniać brakujące słowa na podstawie domysłów.
Określenie stenogram jest na prawdę często używane zamiennie z transkrypcją, choć w zależności od użycia może oznaczać nieco inny sposób zapisu. Stenogram kojarzy się przede wszystkim z możliwie wiernym odtworzeniem przebiegu wypowiedzi, dlatego przy jego przygotowaniu liczy się kolejność słów i zachowanie informacji występujących w nagraniu. Nie znaczy to jednakże, że właściwie każdy zapis powinien wyglądać tak samo. Inaczej opracowuje się rozmowę, w której ważna jest naturalna metoda wypowiedzi, a zupełnie inaczej materiał przeznaczony do analizy dokumentacyjnej. Przy zapisie dosłownym pozostawia się w głównej mierze powtórzenia, charakterystyczne przerwania zdań czy potoczne sformułowania, natomiast w wersji redagowanej można ograniczyć elementy utrudniające czytanie. Decyzja dotycząca formy ma później wpływ na sposób interpretowania dokumentu, dlatego nie powinna być podejmowana tylko pod względem wyglądu gotowego tekstu.
Na dokładność zapisu wpływa przede wszystkim jakość materiału wejściowego. Nagranie wykonane w spokojnym pomieszczeniu zwykle umożliwia łatwiej rozpoznać poszczególne głosy niż plik zarejestrowany w miejscu, w którym występuje hałas, echo lub wiele osób rozmawia jednocześnie. Znaczenie ma także sposób nagrania, rodzaj mikrofonu i odległość rozmówców od urządzenia. Przy bardzo słabej jakości dźwięku niektórych fragmentów nie da się odtworzyć z pełną pewnością i należy to wyraźnie podkreślić w tekście. Równie ważna jest weryfikacja nazw własnych, dat, liczb a także terminów pojawiających się w wypowiedziach, ponieważ pojedyncza pomyłka w takim miejscu może przemienić znaczenie całego fragmentu. Transkrypcja jest zatem nie tylko czynnością polegającą na wpisywaniu usłyszanych słów. Wymaga uważnego odsłuchiwania, rozpoznawania kontekstu i jednoczesnego respektowania granicy między tym, co de fakto wynika z nagrania, a tym, co można wyłącznie przypuszczać.
Sprawdź tutaj: transkrypcje nagrań.