W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z nierzadko pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu konkretnej sprawy, szczególnie gdy uczestniczyło w niej kilka osób.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami lub procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie jedynie według nazwy pliku na prawdę często okazuje się niewystarczające, szczególnie gdy sporo dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Należy jednak ustalić, które informacje są de facto potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się niedwuznacznie przypisać do istniejącej kategorii. Bez określonej procedury takie pliki często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.
Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów używanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Powinno się uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami oraz aktualne terminy przechowywania. Na przykład, zakończenie projektu nie za każdym razem oznacza, że wszystkie powiązane z nim materiały można w tej samej chwili zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi albo trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także sposobność późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej lub wcześniejszej wersji może być potrzebna dosłownie wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. O ile archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być skomplikowane do ustalenia.
Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnorakich źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany a także materiały otrzymane w formatach wykorzystywanych przedtem w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany również pod względem obsługiwanych typów plików oraz możliwości zachowania ich głównych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Trzeba sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeśli archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich okolicznościach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy też ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów powinno się ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze błędy mogą pozostać niezauważone podczas masowego przetwarzania. Istotne jest także zachowanie powiązań między dokumentem priorytetowym a jego załącznikami, aby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.
Na organizację dokumentacji wpływa w dodatku sposób współpracy między działami oraz zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na sam początek obsługuje jeden zespół, może później wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W takim przypadku istotne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz też przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych warunkach i dalszych działaniach. Powinno się określić, kto może podmieniać treść dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto również uwzględnić sytuacje nietypowe, takie jak zastępstwo podczas nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być kompatybilne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można co więcej pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Powinno się też uwzględnić zmianę formatów i narzędzi używanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez sporo lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści albo istotnych właściwości pliku.
Warto sprawdzić: kontrola czasu pracy pracownika.