W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z w pewnych sytuacjach pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie określonej sprawy, zwłaszcza gdy uczestniczyło w niej kilka osób.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami lub procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Szukanie tylko według nazwy pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczające, szczególnie gdy sporo dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Trzeba jednakże ustalić, które informacje są rzeczywiście potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się dobitnie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.
Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów wykorzystywanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Należy uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także bieżące terminy przechowywania. Na przykład, zakończenie projektu nie zawsze oznacza, że wszystkie powiązane z nim materiały można zaraz zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może nadal wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone sugestie lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna nawet wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeżeli archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być skomplikowane do ustalenia.
Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnorakich źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach wykorzystywanych przedtem w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany także pod względem obsługiwanych typów plików oraz sposobów zachowania ich głównych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie zawsze wystarcza. Trzeba sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego tekst można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast oraz kompletność stron. Jeżeli archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich sytuacjach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy także ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów trzeba ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze niedociągnięcia mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Ważne jest też zachowanie powiązań między dokumentem podstawowym a jego załącznikami, by po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.
Na organizację dokumentacji wpływa co więcej sposób współpracy między działami oraz zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na początek obsługuje jeden zespół, może w przyszłości wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W takim wypadku ważne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz również przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Trzeba określić, kto może modyfikować tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto też uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo w trakcie nieobecności pracownika lub konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być kompatybilne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można prócz tego pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu oraz okresowe sprawdzanie sposobów odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Należy również uwzględnić konwersję formatów i narzędzi stosowanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub bardzo istotnych właściwości pliku.
Warto zobaczyć: rejestracja czasu pracy pracownika.