Zmieniający się model pracy a także rozwój narzędzi cyfrowych sprawiają że coraz więcej obowiązków administracyjnych i organizacyjnych może być realizowanych na odległość bez konieczności fizycznej obecności w biurze. W tym kontekście pojawia się rola osoby określanej jako wirtualna asystentka która wspiera przedsiębiorców, profesjonalistów oraz osoby prywatne w wykonywaniu codziennych zadań wymagających systematyczności i dobrej organizacji pracy. Tego typu współpraca opiera się przede wszystkim na komunikacji internetowej a także wykorzystaniu oprogramowania umożliwiającego zarządzanie dokumentami, harmonogramami oraz przepływem informacji.
Zakres zadań jakie mogą obejmować usługi wirtualnej asystentki jest szeroki i uzależniony jest od potrzeb zleceniodawcy a także kompetencji osoby wykonującej zadania. Do najczęściej spotykanych działań należą prowadzenie kalendarza, obsługa korespondencji elektronicznej, przygotowywanie zestawień oraz wspieranie procesów administracyjnych. Są przypadki w których zdalna asystentka para się również organizacją spotkań, wyszukiwaniem informacji czy wsparciem przy prowadzeniu mediów społecznościowych co wymaga znajomości narzędzi komunikacyjnych i kwalifikacji pracy z danymi. Tego rodzaju działalność nie jest ograniczona do jednego sektora i może być stosowana w różnych branżach w współzależności od specyfiki pracy.
Współpraca w modelu zdalnym wiąże się także z obowiązkiem ustalenia zasad komunikacji, terminów realizacji zadań a także sposobu przekazywania materiałów. Wykorzystanie platform do zarządzania schematami pozwala na aktualne monitorowanie postępów a także organizowanie pracy w sposób uporządkowany. Istotnym elementem jest również bezpieczeństwo danych oraz odpowiednie przechowywanie informacji co ma znaczenie w szczególności w sytuacji pracy z dokumentami zawierającymi dane wrażliwe. W praktyce znaczy to konieczność stosowania zabezpieczeń cyfrowych a także świadomego zarządzania dostępem do plików.
Zjawisko pracy zdalnej w obszarze wsparcia administracyjnego wpływa na sposób organizacji obowiązków zawodowych a także może modyfikować strukturę zatrudnienia w niektórych sektorach. Wirtualna asystentka działa na prawdę bardzo często jako niezależny wykonawca usług co wiąże się z samodzielnym zarządzaniem nierzadko pracy a także koniecznością rozwijania własnych kompetencji. Jednocześnie zleceniodawcy mogą skorzystać z funkcjonalnego modelu współpracy dostosowanego do aktualnych potrzeb bez konieczności budowy stałego stanowiska pracy. Takie rozwiązania wpisują się w szersze zmiany powiązane z cyfryzacją i rozwojem usług realizowanych na odległość.
Zobacz także: wsparcie administracyjne.